Jak bezpiecznie i wygodnie przechowywać dokumenty firmowe?

Każda firma przez wskazany czas powinna przechowywać ważne dokumenty, w tym dokumenty księgowe oraz osobowe swoich pracowników. Zgodnie z przepisami prawa powinny być one również przechowywane w odpowiedniej chronologii i tak, aby nie został zniszczone lub nie dostały się w ręce niepowołanych osób. Jakie meble warto wykorzystać do przechowywania dokumentów firmowych?

Firmy zajmujące się sprzedażą mebli biurowych mają w swojej ofercie wiele różnych modeli przeznaczonych dla małych i dużych przedsiębiorstw. Możemy zdecydować się na meble drewniane, metalowe, zabezpieczone specjalnymi zamkami albo otwarte, wyposażone w zaawansowane zamki, a także ognioodporne.

Czym powinna cechować się dobra szafa aktowa?

Przede wszystkim powinna być ona dopasowana indywidualnie do potrzeb firmy, a także do rodzaju dokumentów, które mają być w niej przechowywane. Gdy dokumenty te muszą być szczególnie chronione, musimy też zdecydować się na odpowiednio bezpieczne szafy aktowe Śląsk jest jednym z regionów, gdzie je zakupimy, ale możemy zrobić to również na terenie całego kraju – także przez internet.

Wielkość szafy aktowej dopasujmy do ilości dokumentów, które chcemy w niej przechować. Dokumenty najczęściej umieszczane są w segregatorach, dlatego szafy są także tak budowane, aby wysokość poszczególnych półek pasowała do standardowych wymiarów segregatora.

Oprócz szaf przeznaczonych na segregatory możemy też zdecydować się na szafy z szufladami z prowadnicami, w których też możemy przechowywać akta, ale bez segregatorów. Najlepiej sprawdzają się one wtedy, gdy chcemy bezpiecznie przechowywać dokumenty, do których powinniśmy mieć szybki dostęp, na przykład do kartotek klientów.

Drewniana czy metalowa?

Gdy nie potrzebujemy szczególnego zabezpieczenia dla dokumentów, wystarczy zwykła szafa z płyty meblowej. Może być ona również uzupełniona o drzwi zamykane na klucz, aby zabezpieczyć je przed dostępem osób do tego niepowołanych.

Alternatywnym rozwiązaniem są szafy metalowe – wykonane z blachy lakierowanej na różne kolory do wyboru. Taki szafy są już solidniejsze i mogą być wyposażone w dodatkowe zabezpieczenia. Znajdziemy wśród ich także szafy ognioodporne, które pozwalają na ochronę dokumentów przed płomieniami. Wówczas powinniśmy zwrócić uwagę na klasę ognioodporności szafy – określa ona, jak długo mebel będzie w stanie zapewnić ochronę swojej zawartości w razie pożaru.

Jeżeli poszukujesz dobrych szaf aktowych oraz innych mebli biurowych, zapraszamy do zapoznania się z ofertą firmy